redakční systém Actavia stránky Solen Software

Recenzní systém

Actavia dokáže řídit chod článku od přijetí rukopisu přes recenze a korektury až po publikaci. Zachovává celou historii článku, všechny verze rukopisu a grafiky, hlídá termíny.

  • sledování článku a jeho správa (manuscript tracking and managing) během recenzního procesu
  • elektronické podání rukopisu (online manuscript submission)
  • řízení recenzního procesu až po finální schválení/zamítnutí článku může redakce delegovat na editory (oborové redaktory)
  • automatická tvorba PDF recenzí
  • řízení průběhu korektur a odeslání k tiskovému zpracování, evidence potřebných materiálů, hlídání termínů
  • unikátní "režim ducha" dovolí redakci přebrat roli jiného uživatele systému (autora, recenzenta)
  • výběr autorských poplatků (submission fees)

Recenzní modul (Peer review management system)

Recenzní modul je jedním ze základních stavebních kamenů Actavie. Sleduje a řídí průchod článku (manuscript tracking and managing) recenzním procesem – od vložení rukopisu přes recenze a schválení či zamítnutí článku až po korektury a odeslání k tiskovému zpracování a následné publikaci. Po celou dobu systém eviduje všechny důležité soubory a jejich verze, hlídá jednotlivé uživatele, rozesílá jim potřebné materiály, připomíná termíny a na patřičných místech vyžaduje jejich rozhodnutí.

Stavové schéma průchodu článku recenzním modulem:


Oboroví redaktoři

Chod článku celým procesem řídí redaktor (managing editor). Systém lze nastavit i na spolupráci s oborovými redaktory – editory, na ně pak redakce může delegovat vedení recenzního procesu – výběr recenzentů, rozhodnutí o nutnosti úprav článku apod. V hlavním přehledu vidí redaktor či editor seznam článků:

Online podání rukopisu

Autoři mohou poslat rukopis do systému sami přes webový prohlížeč, podání článku je velmi jednoduché, intuitivní a rychlé. Systém nakonfigurujeme tak, aby od autora zjistil všechny informace, na které je redakce zvyklá – pro potřebu systému však stačí pouze jméno a e-mail. Kromě nich lze získat i například tzv. notifikaci spoluautorů, souhlas s předem daným prohlášením apod.

Jednoduché odevzdání rukopisů autory

Rozhraní pro podání rukopisu je uživatelsky příjemné. Autoři mohou vkládat jakékoliv formáty souborů, které umí redakce zpracovat. Uživatelský komfort výrazně zvyšuje možnost označit a nahrát více souborů najednou. Z podaných zdrojů následně redakce vytvoří verzi ve formátu PDF.


Registrace nového autora a vložení článku


Autoři mohou kontrolovat stav svého rukopisu online a dostávat e-mailem aktuální informace. Prostřednictvím připomínkového mechanismu zabudovaného v systému jsou autoři (stejně jako recenzenti) automaticky e-mailem upozorněni, pokud se blíží či expirují důležité termíny. Tzv. „autorské odkazy“ vedoucí z textu zprávy přímo do systému (bez nutnosti přihlašování) umožňují autorům snadno a rychle přejít rovnou ke konkrétnímu rukopisu a hned s ním pracovat.

Vyhledávání a řízení recenzentů

Recenzenta vybírá redaktor (případně jím pověřený editor) z redakční databáze. Stejně jako všechny větší seznamy v systému je i tento opatřen našeptávacím a vyhledávacím mechanismem, který umožní recenzenta velmi rychle najít i mezi tisíci jiných.


Průchod článku recenzním systémem


Redakce určuje, kolik recenzentů bude posuzovat článek a jakou formou recenzní řízení proběhne – „double-blind“ (autor ani recenzent neznají navzájem svoji identitu), nebo „single-blind“ (autor nezná recenzenta).

Zvolený recenzent je požádán o recenzi automatickým e-mailem. Může na něj okamžitě reagovat kliknutím na „recenzní odkaz“ přímo v textu e-mailu – dostane se tak bez nutnosti přihlášení do systému, kde žádost o recenzi přijme, nebo odmítne.

Actavia obsahuje připomínkový mechanismus – ve chvíli, kdy se blíží nebo již vypršel čas určený pro přijetí/odmítnutí nebo odevzdání recenze, jsou recenzenti automaticky upozorněni e-mailem. Pokud termín vyprší, vyžádá si rukopis zásah redaktora (který může mimo jiné recenzi odebrat a požádat o ni jiného recenzenta).

Pro získání dobrých recenzí je důležité, aby měl recenzent dostatečné instrukce a aby na něho byly kladeny přiměřené požadavky. Tomu napomáhá postup vypracování recenze – recenzent je veden formulářem (jeho obsah je nastaven přesně podle zvyklostí časopisu), do kterého vyplňuje hodnocení podle jednotlivých kritérií. Nedokončenou recenzi je možné uložit a vrátit se k ní později, před odesláním lze připojit i přílohy.

Actavia z došlých recenzí umí vytvořit PDF soubor (redakci zůstává možnost do textu recenze zasáhnout):

Automatizovaná oznámení a upomínky

Systém Actavia obsahuje upomínací systém pro recenzenty i autory, který hlídá termíny a automaticky zařazuje důležité situace do pohledů typu „vyžaduje pozornost“. Autorům i recenzentům je ve chvíli, kdy se blíží či expiruje důležitý termín, poslán e-mail, součástí jeho textu je tzv. „autorský“ nebo „recenzní odkaz“ vedoucí přímo do systému. Ten umožní rychle a snadno (bez nutnosti přihlašování) přejít rovnou ke konkrétnímu rukopisu a pracovat s ním.

E-maily

Systém rozesílá spousty e-mailů – recenzentům, autorům, redakci… Kopie je možné kvůli archivaci směřovat na předem danou adresu. Při akcích vyvolaných ručně (nikoliv automaticky) lze do řady e-mailů vložit aktuální vzkaz pro adresáta. Text všech šablon smí redakce upravovat.

Posílání e-mailů je možné zrušit přepnutím do tzv. „tichého“ režimu – v něm nadále rozesílá e-maily pouze robot (varování o blížících se či prošlých termínech).

Poplatky za články od autora

Systém lze nakonfigurovat také pro vybírání poplatků za články od autorů – redakce pak může kdykoliv během recenzního procesu a korektur vyvolat požadavek na platbu.